Narzędzia Google, które ułatwią Ci codzienną pracę

Dobra organizacja pracy nie tylko ją przyspiesza, ale również wpływa na sprawniejsze działanie całej organizacji. W MOXIE pracujemy w tygodniowych sprintach i dbamy o odpowiednie planowanie zadań, dobrą komunikację oraz sprawny onboarding nowych pracowników, ale także projektów. W tym wszystkim pomagają nam narzędzia Google. Z większości z nich korzystamy od dawna, a część wdrożyliśmy w kwietniu 2019 roku, gdy zmieniliśmy tryb pracy na pracę zdalną. 

Dysk Google

To najbardziej podstawowe narzędzie, z którego korzysta każda osoba w MOXIE. Dzięki niemu wszyscy mamy dostęp do plików, których potrzebujemy do pracy. Współdzielony dysk pozwala nam przede wszystkim na:

  1.  utrzymanie porządku we wszystkich materiałach dotyczących MOXIE, ale także w folderach naszych klientów, 
  2. łatwy dostęp do danych historycznych,
  3. współdzielenie plików z klientami lub podwykonawcami.

Naszym sprawdzonym sposobem, który jeszcze bardziej ułatwia pracę z chmurą Google jest jasna struktura folderów – każdy projekt, który prowadzimy ma swój folder, który zawiera kolejne foldery, które odpowiadają konkretnym działaniom dla danej marki. Dla przykładu – są to foldery z identyfikacja wizualną naszych klientów, z bazą wiedzy, harmonogramem treści w social mediach itd. Polecamy również stworzenie jasnych zasad dotyczących nazywania samych plików – dzięki temu można bez problemu znaleźć potrzebne informacje.

Dysk Google

Dokumenty Google

Na dysku MOXIE znajdują się same pliki w formacie Dokumentów Google, czyli są to prezentacje, arkusze i dokumenty tekstowe w wersji online. Ich zalety to: 

  1. możliwość edycji z poziomu przeglądarki internetowej, 
  2. automatyczny zapis po każdej dokonanej zmianie, 
  3. możliwość współdzielenia i np. tworzenie jednej prezentacji przez kilka osób w tym samym czasie. 

To bardzo wygodne rozwiązanie, które wykorzystujemy w codziennej pracy, a także w trakcie spotkań, gdy np. omawiamy zespołowo miesięczne raporty z działań dla naszych klientów. Jednocześnie kilka osób może zapisywać wnioski lub rekomendacje w tym samym arkuszu. 

Dokumenty Google

Gmail 

Gmail to prawdopodobnie najpopularniejszy system e-mailowy, który również świetnie sprawdza się w pracy. Korzystamy z niego, ponieważ umożliwia: 

  1. proste i wygodne katalogowanie maili,
  2. planowanie wysyłki wiadomości o konkretnej godzinie, 
  3. cofanie wiadomości do kilkudziesięciu sekund po kliknięciu przycisku wyślij,
  4. łatwą integrację z Kalendarzem Google oraz platformą Google Meet, 
  5. tworzenie spersonalizowanych adresów e-mail we własnej domenie – na przykład @moxie.pl.

Warto wspomnieć, że Gmail jest także bardzo intuicyjną, prostą i przejrzystą aplikacją, która świetnie działa zarówno w wersji desktopowej, jak i mobile. 

Gmail

Kalendarz Google

Współdzielony kalendarz jest bardzo pomocnym narzędziem – szczególnie podczas pracy zdalnej. Dzięki niemu dobrze wiemy, gdy któraś osoba z zespołu jest niedostępna, w trakcie spotkania lub na kiedy ma zaplanowany urlop. Najważniejsze plusy kalendarza, to:

  1. możliwość subskrybowania kalendarza innych osób, dzięki czemu widzimy spotkania i plany innych członków zespołu,
  2. tworzenie wideokonferencji Google Meet przy okazji dodawania nowych wydarzeń, 
  3. zaznaczanie nieobecności, czyli przebywania “poza biurem”, dzięki czemu wszystkie zaproszenia na wydarzenia w tym czasie są automatycznie odrzucane,
  4. tworzenie cyklicznych wydarzeń – w MOXIE są to poniedziałkowe spotkania weekly sprint oraz piątkowe podsumowania tygodnia. 

Niewątpliwym plusem tej aplikacji jest również przyjazny interfejs, możliwość wyboru widoku kalendarza oraz jego wersja mobilna. W MOXIE poza spotkaniami i dostępnością poszczególnych osób zaznaczamy także urodziny wszystkich członków zespołu 🙂

Kalendarz Google

Google Meet

Google Meet to narzędzie do prowadzenia wideokonferencji – niezbędne szczególnie podczas pracy zdalnej. Jego największe zalety to: 

  1. możliwość zsynchronizowania z Kalendarzem Google oraz Gmailem,
  2. łatwe udostępnianie ekranu (możemy zarówno udostępnić cały pulpit, jak i pojedynczą kartę z przeglądarki),
  3. możliwość wyciszenia innych użytkowników (szczególnie przydatna funkcja, gdy współpracownicy podczas spotkania przebywają np. w głośnym miejscu publicznym). 

Wszystkie spotkania w MOXIE prowadzimy za pomocą Google Meet. To narzędzie sprawdza nam się świetnie zarówno podczas wideokonferencji wewnętrznych, jak spotkań z klientami.

Google Meet

Google Chrome

Przeglądarka Chrome jest przede wszystkim kompatybilna ze wszystkimi wspomnianymi wyżej narzędziami. Poza tym jej niewątpliwymi zaletami są: 

  1. możliwość korzystania z licznych wtyczek (np. sprawdzających działanie Piksela Facebooka, Tag Assistant by Google),
  2. synchronizacja przeglądarki oraz jej zakładek na wszystkich urządzeniach, 
  3. możliwość połączenia Google Chrome z innymi narzędziami do planowania pracy (np. Trello) lub mierzenia czasu pracy (np. Toggl).

Google Chrome

Narzędzia Google – czy warto?

Największą korzyścią wynikającą z korzystania z zestawu narzędzi Google jest przede wszystkim to, że funkcjonują one w ramach pakietu G Suite i są ze sobą kompatybilne. Są to dobrze zaprojektowane narzędzia – proste w obsłudze, działające w różnych systemach operacyjnych oraz na wszystkich urządzeniach.

Narzędzia Google

Poza tym sprawdzają się świetnie podczas: 

  1. planowania pracy,
  2. onboardingu nowych członków zespołu, 
  3. współpracy i współdzieleniu materiałów z klientami lub podwykonawcami, 
  4. pracy zdalnej – dzięki nim unikamy chaosu i trudności związanych z brakiem informacji lub dostępu do plików.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat pracy w trybie zdalnym? Przeczytaj nasz artykuł Praca zdalna – jak wdrożyć? Jak kontynuować Jak nie zwariować?

Zobacz też:

Organizacja pracy zespołu – dlaczego pracujemy w sprintach?

Funkcjonowanie w ekspresowo zmieniającej się rzeczywistości, w której starannie podejmowane decyzje w mgnieniu oka stają się nieaktualne, to wyczyn godny niejednego mistrza i… chleb powszedni większości biznesów! Szczególnie gdy projektów, a co za tym idzie – zmiennych i niewiadomych w codziennych równaniach jest więcej!
Czytaj

Team building, czyli jak budować zespół stacjonarnie i zdalnie?

Czym jest team building i dlaczego opłaci się Twojemu biznesowi? Na początek powiedzmy sobie jedno. Team building to nie integracja i spotkania raz do roku przy wigilijnym barszczu. To regularna i często bardzo wymagająca praca, która powinna być zaplanowana i włączona w codzienne funkcjonowanie biznesu.
Czytaj

Dla osób z otwartą głową

Witajcie w cotygodniowym podsumowaniu na blogu MOXIE. W każdy piątek będziemy prezentować Wam najciekawsze naszym zdaniem newsy na temat tego, co nas najbardziej interesuje, czyli marketingu, technologii oraz społeczeństwa. Jesteście gotowi na moc wiedzy oraz inspiracji?
Czytaj

Porozmawiajmy!

Czujemy, że możemy zrobić razem coś, o czym będzie głośno!

Powiedz nam, czego potrzebuje Twoja marka: