Praca zdalna – jak wdrożyć, kontynuować i nie zwariować?

W kwietniu 2020 minie rok od kiedy zrezygnowaliśmy ze stacjonarnego biura i przeszliśmy jako MOXIE agencja kreatywna na model pracy zdalnej. To właśnie na ten miesiąc zaplanowaliśmy wydanie cyklu dłuższych treści z podsumowaniem 12 miesięcy pracy, ze wskazaniem plusów i minusów tego rozwiązania. Nic jednak nie mogło przygotować nas i setek firm, które musiały wdrożyć to rozwiązanie z dnia na dzień bez przygotowania i bez wypracowanych rozwiązań (które są konieczne) na stan zagrożenia epidemiologicznego, z którym aktualnie się mierzymy. Dlatego zdecydowaliśmy się jak najszybciej opublikować kilka informacji w pigułce, które mam nadzieję udzielą odpowiedzi na Wasze pytania i rozwieją wątpliwości dotyczące pracy zdalnej.

Zacznę od pozytywów i kilku podstawowych informacji: 

• po wprowadzeniu pracy zdalnej nasza efektywność w pracy nad projektami zupełnie się nie zmieniła a nawet wrosła (skupienie i produktywność pracy wykonywanej w biurze dla wielu osób są zdecydowanie niższe),
• nasi klienci nie odczuli tej zmiany, ponieważ zwykle spotkania organizowaliśmy online lub w siedzibie marek, z którymi współpracujemy, 
• postanowiliśmy, że pracować zdalnie będziemy w 90% (obecnie oczywiście pracujemy w 100% z domów), a w poniedziałki pracujemy wspólnie w coworkingu, w którym wynajmujemy salę i raz w miesiącu spotykamy się na cały dzień pracy warsztatowej, czyli #MoxieInspirationsDay, 
• okazało się, że model pracy zdalnej jest bardzo pożądany przez wiele osób i pomagało nam to w rekrutacji nowych członków zespołu,
• w modelu pracy zdalnej wprowadzaliśmy do zespołu kilka osób (w tym stażystów) i procesy onboardingowe nie straciły na jakości, 
• wdrożenie tej zmiany były możliwe w dużej mierze dzięki temu, że narzędzia, które wykorzystywaliśmy przez ostatnich kilka lat przy prowadzeniu projektów (Google Drive: kalendarz, dokumenty, Trello, Slack, Toggl) wspierają w 100% pracę z dowolnego miejsca na świecie, gdzie tylko jest dostęp do internetu.

Tak, w trakcie tej zmiany okazało się, że nie jest to idealny model pracy dla każdego i rozstaliśmy się z dwoma osobami, które zakomunikowały, że praca głównie z domu i brak kontaktu z ludźmi w biurze wpływa na nich zbyt negatywnie (jest to dla mnie jak najbardziej zrozumiałe). 

Tak, cały czas dyskutujemy w zespole o tym, że choć uwielbiamy pracować zdalnie to każdy z nas regularnie musi odnajdywać swoje nowe sposoby na to, jak radzić sobie z negatywnymi skutkami pracy zdalnej, jakimi są m.in.:

• rozdzielenie życia w domu na prywatne i zawodowe, 
• nie przepracowywanie się (tak! przepracowywanie), w samodzielnej pracy naturalnym jest osiąganie stanów pełnego skupienia, które mogą sprawiać, że zapominamy o przerwach, nie robimy ich wystarczająco często, a nasz umysł zdecydowanie bardziej się męczy, 
• wymiana wiedzy w zespole, znalezienie czasu na small talki i kontakty, które budują relacje w grupie.

Na potrzeby tego artykułu chciałabym się jednak skupić na tym, z jakimi wyzwaniami naszym zdaniem możecie mierzyć się w tych najbliższych tygodniach i które mogą sprawiać problem dla Was i Waszych zespołów. Oto kilka z nich:

1. Brak fizycznego kontaktu z ludźmi

– to oczywiste i szczególnie istotne teraz, gdy jesteśmy zmuszeni, by go unikać.

Datego organizujcie jak najwięcej telekonferencji i rozmów telefonicznych. My korzystamy z Google Hangouts: linki do rozmów generowane są automatycznie, kiedy zapraszamy kogoś do wydarzenia w kalendarzu, poza tym świetnie działa funkcja udostępniania ekranu. Spokojnie możecie prowadzić rozmowy z udziałem do kilkunastu osób. Aplikacja na telefon jest lekka i prosta w obsłudze. 

Polecam również Zoom, a dla mniejszych grup do 4 osób świetnie sprawdza się What’s App. 

Bardzo ważne (a nie zawsze oczywiste): korzystajcie ze słuchawek, jeśli w tle coś się dzieje (dzieci, które nie są w tej chwili w przedszkolu czy szkole) i w momentach, w których nic nie mówicie wyłączajcie mikrofon – bardzo ułatwi to odbiór informacji całej grupie. 

Nic nie stoi na przeszkodzie (a nawet jest to wskazane), żeby zadzwonić do kogoś z zespołu w momencie przerwy i pogadać tak jak robilibyście to przy ekspresie do kawy w biurze.

2. Brak informacji

– podczas pracy zdalnej nie możesz liczyć na to, że informacja szybko rozniesie się po biurze i istnieje duże ryzyko, że ktoś zostanie pominięty w komunikacji, albo (co gorsze), że jedna osoba będzie musiała być łącznikiem między kilkoma i dosłownie (z użyciem prawdziwego urządzenia) bawić się w głuchy telefon. W przypadku pracy zdalnej ogromnie ważne jest to, by cały zespół posiadał taki sam dostęp do informacji, wiedział jakie są cele w projekcie i potrafił podzielić się zadaniami.

Rozwiązanie? Grupowe statusy i spotkania online, komunikacja na ogólnych kanałach w komunikatorach. W MOXIE spotkanie statusowe organizujemy raz w tygodniu online lub offline (obecnie w poniedziałki), poprzedza je piątkowe planowanie i ustalanie priorytetów projektów w danym tygodniu. Każda obsługiwana przez nas marka oraz nasze marki własne (MOXIE i konferencja 100% Retail&Fashion) zapisywane są w kolejności od najważniejszego do tego z najniższym priorytetem i udostępniane (z hasłowymi informacjami o tym, jakie działania są dla tych marek nowe/priorytetowe) całemu zespołowi na kanale #sprint na Slacku. Każda marka, z którą współpracujemy ma również grupowy kanał, do którego przypisane są wszystkie osoby zaangażowane w projekt. 

Wszystkie materiały i pliki z którymi pracujemy, a także wytyczne do zadań opisane są w tablicy na Trello, a pliki udostępnione na Google Drive (na jednym pliku może pracować w jednym momencie kilka osób). Dzięki temu każda osoba z zespołu ma dostęp do tych samych materiałów z dowolnego miejsca i w tym samym czasie może rozbudowywać je o treści, zostawiać komentarze, dzielić się wykonaną przez siebie częścią pracy.

3. Różne godziny pracy i sprawdzanie, czy ktoś pracuje

– w MOXIE to nigdy nie był problem, ale poruszam tę kwestię, ponieważ wiem, że (szczególnie w stresujących momentach, z którymi obecnie wszyscy się mierzymy) managerowie i właściciele biznesów chcą wiedzieć na 100% czy “ktoś naprawdę pracuje w tym domu”, chcą potwierdzeń lub raportów z każdego dnia pracy. Co może być stratą czasu, a przede wszystkim nadszarpuje to, co jest podstawą pracy zdalnej (którą ja rozumiem, jako pracę zdecydowanie bardziej wymagającą), czyli ZAUFANIE. 

Zespołowo umówiliśmy się, że głównie pracujemy w godzinach biurowych, ale są osoby, które rozpoczynają pracę o 7 a są takie, które startują o 9 i każde z rozwiązań jest ok. Na kanale #dzieńdobry na Slacku dajemy sobie znać, że rozpoczęliśmy pracę i witamy się każdego dnia, w kalendarzu online (wszyscy mamy podgląd do swoich kalendarzy) zaznaczamy godziny “out of office”, jeśli takie w środku dnia się zdarzają. Podczas tygodniowych statusów i planowania spotkań grupowych online oczywiście bierzemy te dostępności pod uwagę. Naszym celem nie jest to, by pracować 8 godzin dziennie, a to, by wykonać zadania ustalone według priorytetów danego tygodnia i jeśli ktoś (na przykład dzięki temu, że w domu może liczyć na większe skupienie) wykona je w krótszym czasie, to tylko zyskuje. 

Poniżej zdradzę Wam również narzędzia do pracy zdalnej, które wykorzystujemy w codziennej pracy agencji i które polecamy:

1. Google Calendar: każda osoba z zespołu udostępnia pozostałym współpracownikom swój kalendarz, w którym zaznaczamy wszystkie spotkania, urlopy, a także “out of office”.
2. Google Drive: tutaj znajduje się kilka lat historii naszej pracy. Wszystkie projekty mają taką samą strukturę budowania folderów, a także opisywania plików. 
3. Google Docs: Word, Power Point, Execel – wszystkie dostępne online, wszystkie mogą być w jednym czasie edytowane przez kilka osób, we wszystkich można włączyć powiadomienia mailowe, jeśli np. pojawią się komentarze.
4. Trello – tablica kanban. Mamy tablicę do zarządzania wszystkimi projektami, tworzymy osobne np. do onboardingu i bazy wiedzy, a także dla wybranych klientów, by współdzielić etapy projektów z nimi. 
5. Slack – nasz komunikator. To tu komunikujemy się one on one w sprawach bieżących, tutaj też mamy grupowe kanały do komunikacji. 
6. Toggl – aplikacja, która rejestruje czas pracy i umożliwia nam obliczanie rentowności projektów oraz monitorowanie nadgodzin. 

To kilka najważniejszych kwestii, którymi chcielibyśmy się podzielić z Wami w tym momencie, a teraz pora na krótkie wskazówki przygotowane od każdej osoby z naszego zespołu.

Arieta Prusak:

1. Uwielbiam pracować zdalnie, ale jestem też osobą, która potrzebuje kontaktu z ludźmi. Bardzo często korzystam z opcji telekonferencji i krótkich rozmów telefonicznych, bo często przyspieszają one pracę (szczególnie, jeśli w zadanie zaangażowane jest więcej niż dwie osoby), a także pozwalają mi po prostu sobie z kimś z zespołu pogadać kiedy mam przerwę w pracy 🙂
2. Najlepsze co możesz zrobić dla oszczędzania czasu swojego i zespołu to przejrzyste budowania baz wiedzy i informacji. Każdy kto dołączył do naszego zespołu wie, że bardzo pilnuję tego, by wszystkie treści zapisywane były na Drive w odpowiednim miejscu (by każdy w dowolnym momencie mógł mieć do nich dostęp). Pliki w danymi dostępowymi, wytyczne zapisane na Trello to podstawa do tego byśmy mogli pracować z dowolnego miejsca i o dowolnej porze.

Aga Gębska:

Przejście na pracę zdalną było dla mnie niemal niezauważalne, ponieważ od 3 lat pracuję z centralą jednego z klientów MOXIE, która znajduje się 200 km od Poznania.

1. Komunikacja to podstawa. Na co dzień wszyscy korzystamy ze Slacka. Używam go bardzo intensywnie. Nie stronię też od tradycyjnych rozmów telefonicznych. Ponieważ pracuję tylko z obrazem, często wolę rozmawiać, bo mogę jednocześnie wykonywać swoje zadania.
2. Przyjemności. Czasem (nie za często) miło jest popracować z łóżka. Zacząć bardzo wcześnie, z pyszną kawą. Jedyne o czym trzeba pamiętać, to porządna lista zadań, żeby nie pozwolić sobie na rozleniwienie i nie dopuścić, żeby poduszki przykryły nasze priorytety.

Ania Nadolińska:

1. Najlepszy sposób na pracę zdalną to dokładne planowanie zadań! W MOXIE przygotowujemy tygodniowe listy rzeczy do zrobienia, ale od kiedy pracuję z domu zaczęłam też planować, co będę robić każdego dnia. Dzięki temu panuję nad czasem pracy i pilnuję mojej efektywności.
2.  W pracy zdalnej pomagają także rytuały, dlatego codziennie rano w pierwszej kolejności ubieram się i przygotowuję, jak do wyjścia z domu 🙂 Następnie jem śniadanie, piję kawę w ulubionym kubku i siadam do komputera z herbatą w dłoni. I tak każdego dnia zaczynam pracę. 

Darek Jeleniewski:

1. Mam z góry określony czas pracy z ustawionymi powiadomieniami, czyli start o 8:00 i koniec na 16:00 – dokładnie tak, jak wcześniej gdy korzystałem z biura. W połowie dnia mam także ustawione przypomnienie o przerwie. Pozwala mi to oddzielić prace od życia prywatnego.
2. W domu mam jedno biurko, z którego korzystam w czasie pracy, jak i w czasie wolnym. Przygotowałem sobie mała szafkę, w której mam tylko rzeczy do pracy. Kończąc pracować rzeczy firmowe takie jak: telefon, notatnik, dokumenty, odkładam do szafki i ją zamykam. Dzięki temu rzeczy się nie mieszają i zachowuje porządek.

Marta Wolsztyniak – Chudzińska:

1. Priorytety to złoto podczas pracy zdalnej (i nie tylko!). Ustalenie wspólnie listy priorytetów na cały tydzień pozwala każdej osobie z zespołu dobrze planować pracę, gdy się nie widzimy. Wszyscy wiedzą, które projekty są najważniejsze w danym tygodniu, dzięki czemu łatwiej podejmować decyzję, od czego zacząć, gdy wpadają “wrzutki”.
2. Pomodoro to dla mnie najlepsza technika zarządzania czasem i koncentracją. Jak działa? Rozpisujesz plan zadań, ustawiasz czas na 25 minut, wyłączasz wszystkie rozpraszacze i skupiasz się maksymalnie przez 25 minut na zadaniu, a następnie robisz 5 minut przerwy – w których najlepiej się trochę poruszać.

Nikola Zaradna:

1. Kiedy wszystkie narzędzia używane przez cały zespół jednak mi nie starczają do planowania i kontrolowania pracy, to z ratunkiem pojawia się aplikacja Todoist. Wprowadziłam w niej podział na poszczególne projekty, a następnie na zadania i daty ich wykonania. Codziennie otwieram zakładkę „Dziś” i widzę dokładnie co i w jakiej kolejności mam tego dnia do zrobienia.
2. Praca w domu, czyli miejscu, gdzie również się odpoczywa, je i śpi nie jest łatwym zadaniem. Wyznaczyłam sobie miejsce tylko do pracy (konkretny stół i krzesło – bez większych szaleństw). Nie pracuję z żadnego innego miejsca, a szczególnie z łóżka!

Jeśli chcielibyście wiedzieć więcej na temat pracy zdalnej lub macie do nas jakieś pytania, to zachęcamy do kontaktu mailowego na adres biuro@moxie.pl.