Narzędzia Google, które ułatwią Ci codzienną pracę

Dobra organizacja pracy nie tylko ją przyspiesza, ale również wpływa na sprawniejsze działanie całej organizacji. W MOXIE pracujemy w tygodniowych sprintach i dbamy o odpowiednie planowanie zadań, dobrą komunikację oraz sprawny onboarding nowych pracowników, ale także projektów. W tym wszystkim pomagają nam narzędzia Google. Z większości z nich korzystamy od dawna, a część wdrożyliśmy w kwietniu 2019 roku, gdy zmieniliśmy tryb pracy na pracę zdalną. 

Dysk Google

To najbardziej podstawowe narzędzie, z którego korzysta każda osoba w MOXIE. Dzięki niemu wszyscy mamy dostęp do plików, których potrzebujemy do pracy. Współdzielony dysk pozwala nam przede wszystkim na:

1.  utrzymanie porządku we wszystkich materiałach dotyczących MOXIE, ale także w folderach naszych klientów, 
2. łatwy dostęp do danych historycznych,
3. współdzielenie plików z klientami lub podwykonawcami.

Naszym sprawdzonym sposobem, który jeszcze bardziej ułatwia pracę z chmurą Google jest jasna struktura folderów – każdy projekt, który prowadzimy ma swój folder, który zawiera kolejne foldery, które odpowiadają konkretnym działaniom dla danej marki. Dla przykładu – są to foldery z identyfikacja wizualną naszych klientów, z bazą wiedzy, harmonogramem treści w social mediach itd. Polecamy również stworzenie jasnych zasad dotyczących nazywania samych plików – dzięki temu można bez problemu znaleźć potrzebne informacje.

Dysk Google

Dokumenty Google

Na dysku MOXIE znajdują się same pliki w formacie Dokumentów Google, czyli są to prezentacje, arkusze i dokumenty tekstowe w wersji online. Ich zalety to: 

1. możliwość edycji z poziomu przeglądarki internetowej, 
2. automatyczny zapis po każdej dokonanej zmianie, 
3. możliwość współdzielenia i np. tworzenie jednej prezentacji przez kilka osób w tym samym czasie. 

To bardzo wygodne rozwiązanie, które wykorzystujemy w codziennej pracy, a także w trakcie spotkań, gdy np. omawiamy zespołowo miesięczne raporty z działań dla naszych klientów. Jednocześnie kilka osób może zapisywać wnioski lub rekomendacje w tym samym arkuszu. 

Dokumenty Google

Gmail 

Gmail to prawdopodobnie najpopularniejszy system e-mailowy, który również świetnie sprawdza się w pracy. Korzystamy z niego, ponieważ umożliwia: 

1. proste i wygodne katalogowanie maili,
2. planowanie wysyłki wiadomości o konkretnej godzinie, 
3. cofanie wiadomości do kilkudziesięciu sekund po kliknięciu przycisku wyślij,
4. łatwą integrację z Kalendarzem Google oraz platformą Google Meet, 
5. tworzenie spersonalizowanych adresów e-mail we własnej domenie – na przykład @moxie.pl.

Warto wspomnieć, że Gmail jest także bardzo intuicyjną, prostą i przejrzystą aplikacją, która świetnie działa zarówno w wersji desktopowej, jak i mobile. 

Gmail

Kalendarz Google

Współdzielony kalendarz jest bardzo pomocnym narzędziem – szczególnie podczas pracy zdalnej. Dzięki niemu dobrze wiemy, gdy któraś osoba z zespołu jest niedostępna, w trakcie spotkania lub na kiedy ma zaplanowany urlop. Najważniejsze plusy kalendarza, to:

1. możliwość subskrybowania kalendarza innych osób, dzięki czemu widzimy spotkania i plany innych członków zespołu,
2. tworzenie wideokonferencji Google Meet przy okazji dodawania nowych wydarzeń, 
3. zaznaczanie nieobecności, czyli przebywania “poza biurem”, dzięki czemu wszystkie zaproszenia na wydarzenia w tym czasie są automatycznie odrzucane,
4. tworzenie cyklicznych wydarzeń – w MOXIE są to poniedziałkowe spotkania weekly sprint oraz piątkowe podsumowania tygodnia. 

Niewątpliwym plusem tej aplikacji jest również przyjazny interfejs, możliwość wyboru widoku kalendarza oraz jego wersja mobilna. W MOXIE poza spotkaniami i dostępnością poszczególnych osób zaznaczamy także urodziny wszystkich członków zespołu 🙂

Kalendarz Google

Google Meet

Google Meet to narzędzie do prowadzenia wideokonferencji – niezbędne szczególnie podczas pracy zdalnej. Jego największe zalety to: 

1. możliwość zsynchronizowania z Kalendarzem Google oraz Gmailem,
2. łatwe udostępnianie ekranu (możemy zarówno udostępnić cały pulpit, jak i pojedynczą kartę z przeglądarki),
3. możliwość wyciszenia innych użytkowników (szczególnie przydatna funkcja, gdy współpracownicy podczas spotkania przebywają np. w głośnym miejscu publicznym). 

Wszystkie spotkania w MOXIE prowadzimy za pomocą Google Meet. To narzędzie sprawdza nam się świetnie zarówno podczas wideokonferencji wewnętrznych, jak spotkań z klientami.

Google Meet

Google Chrome

Przeglądarka Chrome jest przede wszystkim kompatybilna ze wszystkimi wspomnianymi wyżej narzędziami. Poza tym jej niewątpliwymi zaletami są: 

1. możliwość korzystania z licznych wtyczek (np. sprawdzających działanie Piksela Facebooka, Tag Assistant by Google),
2. synchronizacja przeglądarki oraz jej zakładek na wszystkich urządzeniach, 
3. możliwość połączenia Google Chrome z innymi narzędziami do planowania pracy (np. Trello) lub mierzenia czasu pracy (np. Toggl).

Google Chrome

Narzędzia Google – czy warto?

Największą korzyścią wynikającą z korzystania z zestawu narzędzi Google jest przede wszystkim to, że funkcjonują one w ramach pakietu G Suite i są ze sobą kompatybilne. Są to dobrze zaprojektowane narzędzia – proste w obsłudze, działające w różnych systemach operacyjnych oraz na wszystkich urządzeniach.

Narzędzia Google

Poza tym sprawdzają się świetnie podczas: 

1. planowania pracy,
2. onboardingu nowych członków zespołu, 
3. współpracy i współdzieleniu materiałów z klientami lub podwykonawcami, 
4. pracy zdalnej – dzięki nim unikamy chaosu i trudności związanych z brakiem informacji lub dostępu do plików.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat pracy w trybie zdalnym? Przeczytaj nasz artykuł Praca zdalna – jak wdrożyć? Jak kontynuować Jak nie zwariować?