Organizacja pracy zespołu – dlaczego pracujemy w sprintach?

Funkcjonowanie w ekspresowo zmieniającej się rzeczywistości, w której starannie podejmowane decyzje w mgnieniu oka stają się nieaktualne, to wyczyn godny niejednego mistrza i… chleb powszedni większości biznesów! Szczególnie gdy projektów, a co za tym idzie – zmiennych i niewiadomych w codziennych równaniach jest więcej!

W MOX!E mamy na to sposób! Jesteśmy przekonani, że może on zmienić również codzienne funkcjonowanie Twojego zespołu. Jednak na początek musisz odpowiedzieć sobie na jedno pytanie.

Sprint czy maraton?  Poznaj metody zarządzania projektami!

Nie oszukujmy się – mimo całej satysfakcji, jaką potrafi sprawiać praca, dowiezienie do końca wieloetapowego procesu często dużo bardziej przypomina wielokilometrowy bieg z przeszkodami, niż wzmacniającą sesję jogi 😉 Co jednak by się stało, gdyby naszego przysłowiowego Iron Mana podzielić na krótsze etapy? 

Poznaj Agile – metodykę pracy ze świata tech, którą przeszczepiliśmy do naszej marketingowej rzeczywistości!

Pracuj zwinnie!

Agile to nic innego, jak “zwinny” sposób pracy. To nie nowe narzędzie, czy kolejne oprogramowanie – to sposób myślenia, które pozwala na bieżące monitorowanie postępów, efektywną komunikację – a w efekcie osiągnięcie na czas zamierzonych celów! To także droga od samotnych specjalistów do komplementarnego, samoorganizującego się zespołu, który jest w stanie elastycznie dostosowywać się do bieżących potrzeb. 

Metodyka Agile powstała na przełomie XX i XXI wieku w odpowiedzi na zmieniające się warunki w ekspresowo rozwijającej się branży nowych technologii. To sposób na przejście od długotrwałych i sztywnych metod pracy do znacznie szybszego tworzenia spersonalizowanych, idealnie skrojonych na miarę klienta rozwiązań.  Jak? Z pomocą cykliczności!

Naprzemienne: planowanie, realizacja zadań, monitorowanie efektów, testowanie i reagowania na nowe dane, a także ścisła współpraca z klientem na każdym etapie powstawania usługi – to nie mrzonka, a niezawodny przepis na sprawne zarządzanie projektami i to nie tylko w przemyśle programistycznym.

Skąd nasza pewność?

Do startu, gotowi, START, czyli jak wygląda praca agile w agencji marketingowej!

Podstawą naszej organizacji są cotygodniowe spotkania statusowe: sprinty, które prowadzimy zarówno wewnątrz zespołu, jak i ze strategicznymi klientami, z którymi pracujemy nad długotrwałych projektach. W każdy poniedziałek, zanim na dobre zaangażujemy energię we wszelkie działania, poświęcamy czas by sensownie (!) je zaplanować.  Wszystko dlatego, że sprint to nie gonienie ostatkiem sił za niewykonalnym! To rozłożenie obciążającego maratonu na krótsze, znacznie łatwiejsze do przebiegnięcia dystanse.

W czasie cyklicznego spotkania w formie online:

• ustalamy priorytetowe działania,
• monitorujemy realizację zeszłotygodniowego celu dla każdego z naszych projektów,
• wyznaczamy nowe cele oraz omawiamy zadania zaplanowane dla zespołu,
• wzajemnie dostarczamy sobie potrzebnych do realizacji celu informacji oraz ustalamy niezbędne spotkania, 
• oraz upewniamy się, czy każdy z członków zespołu ma potrzebne dane oraz czas na wykonania jego obowiązków.

Nasza agencja pracuje w pełni zdalnie, dlatego sprinty to dla nas również czas na krótki teambuilding i  smalltalki  pt. “co u kogo słychać”. Taki dodatek do cotygodniowych spotkań pozwala budować i utrzymywać relacje między pracownikami, stwarza otwartą i inkluzywną przestrzeń, a także pozwala płynnie rozpocząć nowy tydzień pracy. Czujesz, że to jest to, czego potrzebujesz na spotkaniach w Twojej firmie? A może jest coś innego, co warto omówić podczas sprintów? Nie bój się modyfikacji! Dostosuj narzędzie do swoich potrzeb 🙂

Zwinne zarządzanie projektami – co dzięki niemu zyskuje każdy/a z nas?

• Po pierwsze – świadomość celu. 
  Wiemy, do czego w danym tygodniu dążymy i w jaki sposób wpływa to na nasze bieżące zadania.
• Po drugie – organizację.
  Mamy świadomość, w którym momencie konkretne działania muszą się wydarzyć, by osiągnąć założony cel.
• Po trzecie – przestrzeń do dyskusji.
  Poniedziałkowy sprint to także doskonała okazja, by podzielić się z zespołem zagrożeniami, które potencjalnie mogą wpłynąć na omawiany proces i wspólnie zastanowić się nad możliwymi rozwiązaniami.

Później nie pozostaje nam nic innego, jak tylko trzymać się ustalonego harmonogramu i…  modyfikować go zgodnie z bieżącymi warunkami. 😉

Czy tygodniowy plan pracy to jedyne rozwiązanie?

Choć taki tryb najlepiej odpowiada naszym obecnym potrzebom, zdajemy sobie sprawę, że każdy zespół i projekt rządzi się swoimi prawami. Dlatego: myśl elastycznie!

Codzienne statusowe zdzwonki i tzw. daily? Mówimy TAK! Krótki 15-30 minutowy status na początku dnia to idealny sposób na weryfikację marketingowych planów i usprawnienie komunikacji zespołu przy dużych, dynamicznych projektach lub na ostatniej prostej przed wielkimi premierami. Z doświadczenia wiemy również, że takie rozwiązanie świetnie sprawdza się w czasie szybko zmieniających się warunków pracy takich, jak wprowadzenie kolejnych obostrzeń, czy lockdownów. 

Chcesz wprowadzić zwinne metody pracy w swoim zespole?
Oto 3 podstawowe zasady, które pozwolą Ci sprawnie planować pracę zespołu w systemie sprintowym:

• Nie przesadzaj z długością spotkań.
  Status nie powinien trwać dłużej niż 40-60 minut, po tym czasie spadek koncentracji nie pozwoli zespołowi na efektywne uczestnictwo.
• Myśl o celu.
  Sprint to nie dokładny przegląd zadań każdego z członków zespołu. Odmawiajcie te obowiązki, które mają bezpośredni wpływ na realizację ustalonych założeń.
• Zarządzaj priorytetami.
  Pamiętaj, że pilne to nie to samo co ważne. Dlatego to, co w danym tygodniu najbardziej kluczowe powinno zostać omówione (i wykonane!) na samym początku.

Czujesz, że to coś dla Ciebie? Chcesz wiedzieć więcej? A może potrzebujesz poukładania skutecznego systemu spotkań w Twoim zespole? Skorzystaj z możliwości konsultacji i odewij się do nas na biuro@moxie.pl.