Toggl – dlaczego warto mierzyć czas pracy?
Uważam, że ewidencja rzeczywistego czasu pracy powinna być obowiązkowa w każdej firmie – szczególnie, gdy organizacja pracuje w trybie zdalnym. Home office zawsze wzbudza wiele podejrzeń dotyczących tego, czy pracownicy na pewno pracują i czy spędzają ustalone 8 godzin dziennie wykonując swoje zadania. Poza tym bez mierzenia czasu pracy trudno jest oceniać rentowność projektów lub wyceniać swoją pracę. Dlatego polecam wdrożenie Toggla!
Czym jest Toggl?
Toggl to aplikacja, która umożliwia time tracking. Jest ona dostępna w wersji przeglądarkowej, desktopowej, funkcjonuje także jako aplikacja mobilna i wtyczka do przeglądarki Chrome. Dużą zaletą tego narzędzia jest niezwykle prosty interfejs. Po skonfigurowaniu aplikacji, czyli dodaniu projektów i zadań w ich obrębie, codziennie użytkowanie sprowadza się do wyboru wykonywanego zadania oraz kliknięcia Start, gdy zaczynamy nad nim pracować oraz Stop, gdy pracę kończymy. Co więcej – nawet, jeśli zapomnimy uruchomić aplikację w czasie rzeczywistym, to istnieje możliwość późniejszego ręcznego dodania zadania i czasu, który na nie poświęciliśmy.
Możliwości narzędzia
A to dopiero początek zalet Toggla! Do kolejnych należą:
- Łatwe segregowanie zadań i dodawanie im bardziej szczegółowych opisów, dzięki czemu na przykład zadanie oznaczone jako Ads dla projektu, jakim jest DietBox, mogę podzielić na Google Ads oraz Social Ads:
- Licznik czasu pracy danego dnia oraz tygodnia, który pozwala mi kontrolować liczbę przepracowanych godzin:
- Zakładka raporty, która umożliwia dokładne sprawdzanie czasu pracy przy konkretnym projekcie oraz zadaniu w dowolnym wybranym okresie czasu:
- Raporty również umożliwiają sprawdzenie ile czasu łącznie poświęciliśmy na dany projekt w konkretnym tygodniu oraz jak to wyglądało z podziałem na poszczególne dni:
Warto wspomnieć, że wszystkie powyższe funkcje dotyczą zarówno naszego własnego czasu pracy, ale jest także możliwość sprawdzenia ile godzin na dany projekt poświęcili pozostali członkowie zespołu. Raporty z Toggla można oczywiście pobrać w formacie PDF lub CSV.
Korzyści dla pracownika
Skoro znamy już funkcje Toggla, to warto się zastanowić jakie korzyści płyną z korzystania z nich. Moim zdaniem są to przede wszystkim:
- Samokontrola. Szczególnie podczas home office bardzo łatwo jest wpaść w wir pracy i spędzić przed komputerem zdecydowanie za dużo godzin. Było tak też w moim przypadku, dlatego teraz każdego dnia kilka razy sprawdzam ile czasu już przepracowałam dzisiaj oraz w całym tym tygodniu. Jeśli w ciągu tygodnia wyrobię jakieś nadgodziny i piątek zaczynam z przepracowanymi 35 godzinami, to dzięki Togglowi wiem, że czeka mnie krótszy, bo pięciogodzinny dzień pracy.
- Planowanie pracy. Teraz wiem dokładnie ile czasu zajmuje mi poszczególne zadanie, dlatego w bardzo łatwy sposób mogę określić kiedy jestem w stanie wykonać swoją pracę, ile godzin na nią potrzebuję i jak poukładać sobie zadania w ciągu tygodnia mają te czynniki na uwadze.
- Wgląd w historię obowiązków. Bez problemu mogę wrócić do poprzedniego tygodnia (a nawet miesiąca!) i dzięki szczegółowym oznaczeniom zadań potrafię wskazać co i kiedy wtedy robiłam.
- Przyjemność z korzystania. 🙂 Naprawdę, Toggl jest niezwykle prosty i przyjazny dla użytkownika, raporty są rozbudowane i ciekawe, a wszystko jest bardzo estetyczne. Jeśli również lubicie dane, wykresy i dużo liczb, to tak jak ja pokochacie tę aplikację!
Biznesowe korzyści
Poza wszystkimi wspomnianymi zaletami Toggl to także biznesowo bardzo przydatne narzędzie. Dzięki niemu nie tylko sprawdzicie czas pracy swoich pracowników, ale także liczbę przepracowanych godzin dla konkretnych projektów. Co więcej – zobaczycie ile czasu Wasi pracownicy potrzebują na wykonanie poszczególnych zadań. Takie informacje pozwolą zarówno oceniać rentowność projektów, jak i wyceniać kolejne – także mniejsze zlecenia. W końcu już wiecie ile godzin miesięcznie potrzeba na przykład na prowadzenie kampanii Google Ads.
Warto również dodać, że Toggl występuje w wersji bezpłatnej oraz premium. Z doświadczenia MOXIE wiem, że darmowy program w zupełności spełnia wszystkie potrzeby mniejszej organizacji.
Toggl – narzędzie, które pokochasz
Monitorowanie czasu pracy jest niezwykle ważne z punktu widzenia pracy zdalnej, lecz nie tylko. Pozwala na lepsze i bardziej dokładne planowanie zadań, unikanie nadgodzin (albo wręcz przeciwnie – umożliwia ich precyzyjne zliczanie) oraz jest dobrym początkiem do sprawdzenia opłacalności projektów lub wyceniania działań. A w tym wszystkim pomoże Wam Toggl 🙂
