Trello – dobrze zaplanowane!
Pracujesz przy wielu projektach jednocześnie? Chcesz nad tym wszystkim zapanować i o niczym nie zapomnieć, ale nie wiesz, jak to zrobić? Poznaj Trello – narzędzie, które znacznie ułatwi Ci codzienną pracę. Korzystają z niego agencje kreatywne, firmy HR-owe, projektowe, informatyczne, a także freelancerzy.
Trello – czyli co?
Trello jest narzędziem do planowania pracy, dostępnym online. Istnieją dwie wersje – bezpłatna, na którą decyduje się większość użytkowników oraz płatna – Trello Gold. W każdej z nich można tworzyć nieskończenie wiele tablic i zapraszać do nich nielimitowaną liczbę członków. Jednak rozmiar przesyłanych plików jest ograniczony do 10 MB, a w wersji Gold – do 250 MB. Wersja Gold pozwala na korzystanie z dużo większej liczby naklejek czy wybieranie preferowanego przez siebie tła. Oprócz tego użytkownicy Gold otrzymują jeszcze trzy dodatki power-up na tablicę (w bezpłatnym odpowiedniku to jeden power-up na tablicę). Czym są power-upy? To możliwość integracji Trello z popularnymi narzędziami, takimi jak np. Google Drive, Twitter, DropBox czy Slack.
Jak to działa?
Funkcjonowanie Trello można wyjaśnić za pomocą kilku pojęć. Po pierwsze – tablica – to miejsce, w którym umieszcza się karty z zadaniami, które w MOXIE nazywamy ticketami. Może mieć ona charakter prywatny, publiczny lub zespołowy. Tablicę można podzielić na kolumny, zgodnie z założeniami metody Kanban – do zrobienia, w trakcie, gotowe.
W MOXIE mamy jeszcze: na bieżąco prowadzone – na oznaczenie projektów stałych, takich jak obsługa social mediów, czy MOXIE recenzja – tu osoby z działu projektowego umieszczają tickety po wykonaniu projektu, a accounci je recenzują. Gdy zostaną zaakceptowane, ticket jest przenoszony do kolumny recenzja u klienta – wówczas czekamy jeszcze na uwagi klienta. Współpracujemy z podwykonawcami, na przykład drukarniami, dlatego informacje o realizacjach zewnętrznych umieszczamy w tej kolumnie. Z kolei do follow up to miejsce, w którym każdy może przypiąć ticket z tym, o czym musi pamiętać.
Na tablicy umieszczane są wspomniane wcześniej tickety, na których zapisuje się zadania do wykonania w obrębie danego projektu, na przykład copy czy grafiki. Do takiej karty można dodać poszczególnych członków zespołu, a także określić termin wykonania danego zadania. W MOXIE korzystamy z kolorowych etykiet, aby oznaczyć klientów – dzięki temu całość jest przejrzysta, poza tym można z łatwością znaleźć zadania wykonywane dla danego klienta.
Niezastąpione w codziennej pracy
W MOXIE korzystamy z Trello głównie w celu zarządzania projektami wykonywanymi dla klientów. Dzięki temu nie musimy wymieniać się informacjami mailowo, bo wszystko jest uporządkowane w jednym miejscu. Oprócz głównej tablicy mamy także start pack – tu są zebrane materiały dotyczące funkcjonowania agencji, wyjaśnione działanie poszczególnych narzędzi. Poza tym accounci często tworzą tablice, z których korzystają wraz z klientami czy podwykonawcami. Wszyscy pracownicy mają dostęp do Trello niezależnie od tego, gdzie są.
Dlaczego pokochaliśmy Trello?
Można wybierać spośród wielu narzędzi do planowania pracy, np. Asana, Wrike czy Jira. Trello ma jednak nad nimi tę przewagę, że jest niezwykle proste w obsłudze i bardzo przejrzyste. Każda osoba z zespołu może dołączyć do projektu w dowolnym momencie i będzie widziała wszystkie zmiany, jakie w nim zaszły od początku założenia ticketu. Trello umożliwia również przesyłanie plików. W MOXIE korzystamy z Trello właściwie od początku działalności. Na cotygodniowych spotkaniach dodajemy do niego bieżące projekty, a także archiwizujemy karty z tymi, które zostały już wykonane.
Napisanie tego tekstu blogowego możemy już przenieść do kolumny “gotowe”! Jednak w “do zrobienia” i “w trakcie” czeka na Was bardzo dużo nowej marketingowej wiedzy – zatem bądźcie czujni!
